المهارات التنظيمية في السيرة الذاتية وقائمة من الأمثلة

     تعد المهارات التنظيمية من أهم المهارات التي يمكن اكتسابها والاستفادة منها في مختلف الوظائف. وهي تشمل مجموعة من القدرات التي تساعد الشخص على التخطيط وتحديد الأولويات بالإضافة لتحقيق الأهداف .

     إن القدرة على تنظيم العمل تمكن العاملين من التركيز على مختلف المشاريع دون الشعور بالتشتت والضياع، وبالتالي تساهم في زيادة الإنتاجية والكفاءة في مكان العمل. إن أصحاب العمل لا يبحثون فقط عن الموظفين الذين يستطيعون الحفاظ على تنظيم عملهم ومكاتبهم، بل وأيضاً عن أولئك الذين يمكنهم التكيف مع نظام العمل بالشركة.

أهمية المهارات التنظيمية :

      يوفر التنظيم في مكان العملِ المالَ والوقت للشركة. لذا تعد المهارات التنظيمية ضرورية في حال تعددت المهام للحفاظ على سير العمل بسلاسة ونجاح، يهدف أصحاب العمل إلى توظيف المتقدمين الذين يمكنهم تحقيق نتائج جيدة باستمرار، حتى قي حال حدوث تأخير أو مشاكل غير متوقعة.

ملاحظة: يستطيع الموظفون ذوو القدرات التنظيمية العالية تنظيم جداول أعمالهم، وتعزيز الإنتاجية، وتحديد أولويات المهام التي يجب إنجازها على الفور مقابل تلك التي يمكن تأجيلها أو تفويض شخص آخر للقيام بها، أو التي يمكن استبعادها تماماً.

مهارات التنظيم الداخلية والخارجية:

     تعتبر المهارات التنظيمية أكثر من مجرد القدرة على الحفاظ على مكتب خال من الفوضى. وفي حين أن تهيئة المكان للعمل هو أمر مهم، إلا أن الترتيب يعد واحداً من عدة مهارات تنظيمية رئيسة. كما يمكن للموظفين الذين يتمتعون بمهارات تنظيمة جيدة الحفاظ على هدوئهم والاستعداد من خلال التخطيط والتنظيم المنهجي.

     تتمحور مشاريع العمل عادة حول جداول زمنية صارمة، ويمكن أن يكون تقسيم العمل في المشاريع لأهداف أصغر طريقة فعالة لإنجازها. علاوةً على ذلك، يبحث أصحاب العمل عن الأشخاص الذين يمكنهم جدولة هذه الأهداف الصغيرة وتنفيذها بأنفسهم أو تفويض موظفين آخرين لإنجازها، من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية، والحفاظ على توازن حياة الموظفين الشخصية والمهنية.

      يمكن أن يؤدي الحفاظ على المهارات التنظيمية الفعالة إلى تقليل تفشي عادات العمل السيئة مثل المماطلة، والفوضى، وسوء التفاهم، وعدم الكفاءة.

أمثلة لمهارات العمل التنظيمية في السيرة الذاتية:

التنظيم المادي	مهارات التخطيط	مهارات العمل ضمن فريق
المهارات الإدارية	مهارات التحليل	التعاون
مهارات التفكير    الإبداعي	القدرة على اتخاذ القرار	تفويض المهام
مهارات التأثير	إدارة المشاريع	تحديد الأهداف
المهارات الإنتاجية	التخطيط الإستراتيجي	القيادة الجماعية

      رغم  أن المهارات التنظيمية قد تكون أكثر وضوحاً لدى الأشخاص الذين يشغلون مناصب قيادية، لكن على كل فرد بالشركة أن يكون قادراً على تنظيم المهام المناطة به، مع استيعاب الهيكل التنظيمي للشركة ككل والعمل ضمن إطاره، وإلا فسوف يسود التخبط وعدم استقرار سير العمل.

ملاحظة مهمة: تتطلب المهارات التنظيمية فهم طريقة سير العمل ووضع الهدف النهائي نصب الأعين، مع التركيز على التفاصيل.

التنظيم المادي:

        التنظيم المادي لا يعني مكتباً مرتباً فحسب، بل يشمل أيضاً تخطيط الغرف والطوابق والمبنى ككل. ويمتد إلى ما هو أبعد من مجرد مظهر أنيق. فالمكان الفوضوي يبعث على الشعور بعدم الراحة الجسدية، أو إضاعة الوقت، أو فقدان الأشياء، أو حتى فقدان الأشخاص. يؤثر مكان العمل الذي يعمل به الموظفون تأثيراً كبيراً على سير العمل. يجب أن يقوم أحدهم بتنظيم هذه المكان، ومن ثم على الجميع الحفاظ على النظام.

أمثلة لكلمات مفتاحية لمهارات التنظيم المادي المهمة في السيرة الذاتية

المهارات الإدارية، التقييم، التركيز على بالتفاصيل، التنسيق، التفكير الإبداعي، التوثيق، الفعالية والتأثير،  التعامل مع التفاصيل، تحديد المعضلات، تحديد الموارد، إدارة مقابلات العمل، القدرة على إستخدام تطبيقات Microsoft office ، تطبيق السياسات، تحديد الأولويات، الإنتاجية، تقييم الوضع، تحليل المهام، تحليل سير العمل، إدارة سير الأعمال، تقييم القوى العاملة.

التخطيط

     بدون خطة، فإن أي هدف يظل مجرد أمنية. وبالنسبة لأي مشروع، فإن التخطيط يعني حساب الموارد اللازمة والمدة التي سيستغرقها المشروع، ثم تجميع هذه الموارد، وتقدير الوقت اللازم لها. وإن دعا الأمر، تغيير الخطة وفقاً لتوفر الموارد والقيود الزمنية.

     قد تكون الخطة بسيطة مثل تحديد جزء القاعة الذي سيتم تنظيفه أولاً، أو ربما تكون تخطيط إستراتيجية الشركة للسنوات العشر القادمة. قد يكون التخطيط على نطاق صغير أسهل وأسرع، لكنه ليس أقل أهمية.

أمثلة لكلمات مفتاحية لمهارات التخطيط المهمة في السيرة الذاتية:

     التحليل بشكل عام، تحليل المشكلات، تنظيم التمويل، تحليل البيانات وتوجهاتها، تحديد المواعيد النهائية لإنجاز المشاريع، اتخاذ القرارات الحاسمة، مهارات التصميم، القدرة على التطوير، القدرة على توقع النتائج، جمع المعلومات، المقدرة على حل المشكلات، إدارة البرامج، إدارة المشاريع، البحث، المراجعة، الجدولة، التخطيط الإستراتيجي، تطوير الاستراتيجيات، التخطيط الهيكلي والقدرة على رصد إتجاهات سوق العمل.

العمل ضمن فريق:

     لكل عضو دور مختلف في أي فريق منظم تنظيماً جيداً، ويتم تعيين المهام وفقاً لذلك. إن إنشاء الهيكل التنظيمي لفريق جديد يعد إنجازاً مهنياً معتبراً، إلا أنه يعتمد على إعطاء وتقبل التفويض المناسب، واتباع التوجيهات، والتواصل الفعال مع الأعضاء المناسبين لكل مهمة. إن الأشخاص الذين يتحلون بالتنظيم الجيد يفهمون هياكل الفرق التي هم جزءٌ منها ويحافظون عليها.

أمثلةٌ لكلمات مفتاحية لمهارات العمل بروح الفريق، مرتبطة بالسيرة الذاتية:

     حسن الاستماع، التعاون، التواصل، الثقة، التفويض، القدرة على حل الخلافات، القدرة على توجيه الأخرين، التقييم، التسهيل، تحديد الأهداف، قيادة المحموعة، تنفيذ القرارات، تبادل المعرفة، إدارة الخلافات والإجتماعات، المقدرة على تحفيز الأخرين، تعدد المهام، القدرة على التفاوض والإقناع، تقديم الملاحظات، تقبل الإرشاد، القدرة على بناء الفريق، إدارة الوقت، العمل مع الأخرين جنباً لجنب، بالإضافة إلى مهارات الكتابة والتراسل.

أهمية الكلمات المفتاحية في السيرة الذاتية:

     يعد دمج بعض الأمثلة أعلاه في نص سيرتك الذاتية طريقة ممتازة للتأكد من أن سيرتك الذاتية ستتم ملاحظتها من قبل أنظمة تتبع طلبات الوظائف التي يستخدمها العديد من أصحاب العمل خلال عملية تقييم المرشحين.

     هذه الأنظمة مبرمجة للبحث عن عبارات محددة، وترتيبها وفقاً لذلك، وتصنيف طلبات الأفراد الذين تقدموا للوظائف وفقاً لذلك. وبالتالي إذا إستخدم الإعلان كلمات مثل “مهارات التنظيم” أو “العمل بروح الفريق” أو “القدرة على تقييم الموقف” في قسم المؤهلات المطلوبة، فمن الأفضل تضمين هذه الكلمات والعبارات المفتاحية في سيرتك الذاتية.

بقلم:أليسون دويل

ترجمة : محي الدين هارون